应在预订会议室时与会议管理科沟通关于会议设备的所有要求，以确保分配的会议室符合会议需要。会议室的布局无法改变。所有会议室均配备电脑和投影仪等标准设备。
如需申请铭牌，应联系unog-nameplates.conferencerequest@un.org。会议组织方可以选择联合国会员国标准铭牌(英文或法文)，可选择是否包含联合国实体名称。我们也可以根据要求为主席台就座的代表准备特定铭牌。
如果会议室的布置须遵循特定的礼宾要求，会议组织方应通知会议管理科。
指定的会议服务助理负责记录会议的所有需求(例如口译、录音、铭牌、投票设备以及使用的在线或技术平台，包括WebEx、Webcast等)。会议服务助理还负责准备会议室，确保所有所需设备已到位且正常运行。
在有些情况下，可能需要在会议室内摆放其他物品和设备，例如旗帜、计时器、移动麦克风、讲坛、坡道或讲台，或者需要在会议室外摆放支架和桌子以展示信息。会议管理科会协助客户进行此类安排。在某些情况下，客户可能需要单独与相关服务部门跟进。
混合会议
作为混合会议主办方，您需要决定以下事项：
- 哪种在线平台和形式最适合您的会议？
- 您如何分配主持人、共同主持人、嘉宾和参会人员的不同角色？
- 由谁负责管理聊天、投票、屏幕共享文档或播放视频信息？
- 该会议是否需要录制？您是否计划网络直播或者在社交媒体直播？
当您告知发言者和参会人员如何访问会议平台时，还应建议他们进行正确的设置并测试网络连接。
以下是组织混合会议需要了解的所有信息：
常见问题
可以在提交会议室请求时通过 gMeets 请求活动挂图。会议组织者也可以直接联系负责服务部门，例如查询是否有足够数量的活动挂图： unog-nameplates.conferencerequest@un.org 。
请联系中央支持服务/设施管理科 Etienne Martinet 先生（电话：电话：+41 22 917 2997 ，电子邮件： etienne.martinet@un.org ）。
原则上严禁在会议室饮用除水以外的食品和饮料。可以通过官方餐饮供应商 Eldora（电话： +41 22 917 5619 ，电子邮件： onu@eldora.ch ）为演讲者索取水。