La liste complète des besoins en matériel doit être communiquée à la Section de la gestion des réunions au moment de la réservation de la salle pour garantir l’attribution d’une salle qui réponde à ces besoins. L’aménagement des salles ne peut pas être modifié. Toutes les salles sont équipées de matériel standard, notamment d’ordinateurs et d’un projecteur pour les présentations.
Les organisateurs de réunions peuvent demander des plaques nominatives en écrivant à l’adresse unog-nameplates.conferencerequest@un.org. Ils peuvent demander la série standard comprenant l’ensemble des noms des États Membres de l’ONU (en anglais ou en français), avec ou sans les noms des entités des Nations Unies. Des plaques nominatives spécialement conçues pour la tribune peuvent être réalisées sur demande.
De plus, les organisateurs de réunions doivent faire savoir à la Section de la gestion des réunions si la mise en place de la salle doit se faire en prévision d’un protocole particulier.
L’assistant(e) au service des séances designé(e) pour la réunion prend note de tous les éléments demandés (services d’interprétation, dispositifs d’enregistrement, plaques nominatives, matériel de vote et plateformes numériques ou techniques, telles que WebEx, Webcast, etc.). Il ou elle prépare la salle et s’assure que tous les éléments demandés sont en place et fonctionnent.
Les organisateurs de réunions peuvent avoir besoin de matériel supplémentaire, comme des drapeaux, des minuteurs, des micros-cravates, des pupitres, des rampes ou des estrades à l’intérieur de la salle, ou encore des présentoirs et des tables servant à afficher des informations à l’extérieur de la salle. La Section de la gestion des réunions les aide à effectuer toutes les démarches nécessaires pour demander le matériel voulu. Dans certains cas, il se peut que les organisateurs doivent communiquer directement avec le service compétent.
Événements hybrides
Si vous planifiez une réunion hybride, vous devez prendre certaines décisions :
- Quelle plateforme et quel format sont les plus adaptés ?
- Comment allez-vous attribuer les différents rôles (animateur, coanimateurs, intervenants et participants) ?
- Qui gérera le canal de messagerie instantanée, effectuera les sondages, partagera les documents à l’écran et diffusera les messages vidéo ?
- La réunion sera-t-elle enregistrée ? Sera-t-elle diffusée sur le Web ou sur les médias sociaux ?
Lorsque vous communiquez les données d’accès à la plateforme aux orateurs et aux participants, encouragez-les à adopter la bonne configuration et à faire un test de connexion.
Tout ce que vous devez savoir concernant l’organisation d’une réunion hybride se trouve dans le document ci-dessous :
FAQ
Les participants peuvent tester leur connexion une heure avant le début de la réunion. La priorité est donnée aux orateurs, c.-à-d. aux personnes qui prendront la parole pendant la session. Pour les sessions du matin (de 10 à 13 heures), la période de test ouvre à 9 heures. Pour les sessions de l'après-midi (de 15 à 18 heures), la période de test ouvre à 14 heures. Les orateurs qui interviendront uniquement l'après-midi devraient tester leur connexion à partir de 14 heures.
Si l'aménagement des salles de conférence ne peut pas être modifié, les éléments de décoration et les arrangements floraux sont autorisés tant que les règles de sûreté et de sécurité sont respectées. L’ONU Genève ne se charge pas de la fourniture d’arrangements floraux, qui doivent donc être commandés à part. Il n'est pas permis de fixer quoi que ce soit aux murs des salles de conférence. Des parois d'exposition peuvent être demandées pour les affiches. N'hésitez pas à contacter la Section de la gestion des réunions pour discuter de vos besoins.
Les organisateurs de conférences peuvent utiliser les porte-étiquettes prévus à cet effet, tant que rien n'est fixé aux portes de manière permanente.
Des tableaux à feuilles mobiles peuvent être demandés via gMeets au moment de la demande de salle. Les organisateurs de conférences peuvent aussi contacter directement le service compétent, par exemple pour savoir s'il y a suffisamment de tableaux disponibles : unog-nameplates.conferencerequest@un.org.
Vous pouvez écrire à l'adresse ineed-unog-css-flags@un.org pour demander un drapeau pour une réunion.
Veuillez contacter M. Étienne Martinet au sein de la Section de la gestion des installations, qui relève des Services centraux d'appui (tél.: +41 22 917 2997, courriel : etienne.martinet@un.org).
En principe, il est strictement interdit de consommer des aliments ou des boissons autres que de l'eau dans les salles de conférence. Vous pouvez demander de l'eau pour les orateurs au traiteur officiel, Eldora (tél. : +41 22 917 5619, courriel : onu@eldora.ch).
Les places sont attribuées conformément à la demande du secrétariat organisateur, dans le respect du protocole de l’ONU. L’attribution des places à la tribune et les dispositions protocolaires doivent être conformes aux normes, règles et procédures de l'ONU concernant les réunions. La Section de la gestion des réunions et le Groupe du service des séances peuvent vous conseiller sur le placement des participants prévu par le protocole officiel.