En tant qu’organisateur(trice) d’une réunion, vous devrez créer une page consacrée à l’événement sur Indico.UN pour gérer les inscriptions des participants et permettre à ces derniers d’accéder à la réunion. Vous aurez besoin pour ce faire du statut de gestionnaire de catégorie (avec autorisations au niveau d'une organisation, d’une unité, d’un dossier ou d’une sous-catégorie) ou de gestionnaire de conférence (avec autorisations pour une conférence donnée).
L’équipe d’analyse opérationnelle organise une séance de présentation et l’équipe d’aide Indico.UN une séance de formation pour les organisations ou entités qui commencent à utiliser Indico.UN. Au cours de ces séances, les droits de gestionnaire de catégorie sont accordés aux utilisateurs qui créeront et géreront des événements. Les gestionnaires de catégorie peuvent attribuer à des collègues le même rôle ou un rôle auxiliaire, comme celui de gestionnaire de conférence, de coordonnateur(trice) ou, sous certaines conditions, de responsable de la sécurité.
Schéma des opérations dans Indico.UN
FAQ
La procédure à suivre pour créer un compte est expliquée sur la page d'aide consacrée à Indico.UN. Une fois votre compte créé, contactez l'équipe Indico.UN, qui vous attribuera un rôle (gestionnaire de catégorie ou gestionnaire de conférence).
Vous trouverez sur la page d'aide intitulée « Créer un évènement » des instructions détaillées sur la façon dont les organisateurs d’une réunion peuvent enregistrer leur évènement dans Indico.UN.
Oui, il y a plusieurs rôles dans Indico.UN, et votre rôle détermine les actions que vous pouvez faire. Vous trouverez sur la page d'aide intitulée « Aperçu des rôles de gestion » une vue d'ensemble des différents rôles.
L'équipe Indico.UN a mis au point un guide détaillé disponible en ligne concernant l'inscription à un évènement. Vous pouvez partager le lien vers ce guide aux participants.
Oui, nous avons mis au point une présentation expliquant le fonctionnement et les fonctionnalités du système. Nous pouvons aussi faire une démonstration du système aux entités intéressées. N'hésitez pas à nous contacter.
Les participants inscrits sur Indico.UN peuvent entrer dans le Palais des Nations par le Portail de Pregny, où ils recevront un badge. La porte 40 et la porte du bâtiment Tempus sont toujours ouvertes et ne nécessitent pas de badge spécial (contrairement à certaines portes d'autres bâtiments).
Le module analytique d'Indico.UN permet aux utilisateurs qui en ont l’autorisation d'obtenir des statistiques sur un évènement donné, des sous-catégories (p. ex. un lieu ou une série d'évènements particuliers) ou leur entité.
Les principaux indicateurs sont le nombre d'évènements, le nombre de participants approuvés, le nombre de badges imprimés et le nombre de participants effectifs par client, sous-client, évènement et série d'évènements. Il est également possible de filtrer et de visualiser les données par période et par emplacement.
Les utilisateurs d'Indico.UN peuvent se voir attribuer un rôle de rapporteur pour accéder au module analytique. Un lien vers ce module figure dans l'interface d'Indico.UN. Veuillez consulter les fichiers d'aide relatifs au module analytique ou contacter l'équipe d'aide aux utilisateurs pour obtenir plus d'informations sur la manière d'accéder à l'espace de travail du module et d'attribuer un rôle de rapporteur à des utilisateurs dans Indico.UN.
Oui, Indico.UN est pris en charge par des organismes relevant du Secrétariat de l'ONU, des organismes spécialisés des Nations Unies, des organismes extérieurs au système des Nations Unies et des entités privées partout dans le monde.
Les organisateurs de la réunion devront réserver les locaux, consulter le service de sécurité compétent et coordonner les autres services en dehors du système. En parallèle, ils pourront utiliser les fonctions de gestion des conférences et des participants d'Indico.UN pour créer une page consacrée à l'évènement, configurer/personnaliser le formulaire d'inscription et le calendrier, envoyer des notifications par courrier électronique aux participants, définir les rôles de sécurité, gérer les inscriptions et faciliter les activités de gestion de la sécurité telles que l'impression des badges et l'admission des participants.
Indico.UN est intégré avec les autres systèmes de gestion de conférences du Secrétariat de l'ONU utilisés pour la réservation de salles, les services de transcription et les services de sécurité. Les fonctionnalités correspondantes sont disponibles uniquement pour certains sites de l'ONU. Pour plus d’informations, contactez l'équipe d’appui Indico.UN.