إطلاق العنان لعقد المؤتمرات المستقبلي: استعراض طرائق عقد الاجتماعات الموسعة
في حقبة تتسم بالتغير السريع والتحديات العالمية الكبرى، يلعب مكتب الأمم المتحدة في جنيف دوراً محورياً في تيسير المفاوضات المتعددة الأطراف وتعزيز التعاون الدولي. ما عسى البيئة المثالية لنجاح المفاوضات تكون؟ تقدم دراسة حول استخدام مجموعة كاملة من طرائق عقد الاجتماعات، بدءاً من الاجتماعات الحضورية إلى الصيغ المختلطة والافتراضية إضافة إلى البث عبر الإنترنت، أحدث الرؤى حول احتياجات وتوقعات عملاء جنيف. وتسجل التحديات والدروس المستفادة، وتقارن بين نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في السيناريوهات المختلفة.
- اقرأ التقرير الكامل هنا: استعراض طرائق عقد الاجتماعات الموسعة في مكتب الأمم المتحدة في جنيف.
- اقرأ موجز التقرير في هذه الوثيقة المكونة من صفحتين: موجز طرائق عقد الاجتماعات الموسعة.
اتصل بنا: cct@un.org
معلومات أساسية
أطلقت شعبة إدارة المؤتمرات (DCM) مبادرة مكتب الأمم المتحدة في جنيف متعددة المسارات ’عقد المؤتمرات اليوم وغداً‘ في تشرين الثاني/نوفمبر 2018 في إطار الجهود المستمرة للاستفادة من علاقتنا وتفاعلنا مع المنظمات العميلة، لتحديد الكيفية التي يمكن أن تؤدي بها الاتجاهات الخارجية الرئيسية (الاقتصادية والتكنولوجية والاجتماعية والبيئية وما إليها)، وكذا الاتجاهات الداخلية داخل الأمم المتحدة، إلى تغييرات في احتياجات العملاء من الدعم في عقد المؤتمرات.
وسعت المرحلة الأولى من المبادرة إلى تصور وتحديد الكيفية التي يمكن بها لشعبة إدارة المؤتمرات أن تتكيف مع هذه الاحتياجات المتغيرة وتخطط لها وتبتكر لتلبيتها.
ومنذ أزمة كوفيد-19، أصبح العمل عن بُعد وحضور الاجتماعات عبر الإنترنت أمراً روتينياً. فما الذي تعلمناه خلال هذه الفترة وكيف يمكننا الاستفادة من هذه التجربة؟ وهدفت المرحلة الثانية من المشروع، ’عقد المؤتمرات اليوم وغداً – 2‘ (CTT-2) إلى جمع التعليقات من العملاء لفهم الكيفية التي غير بها كوفيد-19 أنشطتهم فيما يتعلق بتنظيم المؤتمرات، والكيفية التي ينشدون بها تنظيم الاجتماعات في المستقبل بعد كوفيد-19.
وشمل بحث ’عقد المؤتمرات اليوم وغداً – 2‘ دراسة استقصائية، ومقابلات فردية، ومجموعات تركيز، وسلسلة من الفعاليات، شملت أكثر من 400 من أصحاب المصلحة في تنظيم المؤتمرات. ونُشرت النتائج في تقرير المشروع (ملف بي. دي. أف.).
سلسلة فيديوهات عن الابتكار في عقد المؤتمرات
فرقة عمل جنيف الدولية
في خريف عام 2021، وفي أعقاب مبادرة من المديرة العامة لمكتب الأمم المتحدة في جنيف، أُطلقت فرقة عمل جنيف الدولية للكيانات المنظِّمة للمؤتمرات. واستهلت فرقة عمل جنيف الدولية، بتنسيق من فريق ’عقد المؤتمرات اليوم وغداً - 2‘ وبدعم من البعثة الدائمة لسويسرا، سلسلة من مآدب الغداء لمناقشة التحديات والديناميات المعاصرة لتنظيم المؤتمرات وكيفية الاستفادة من فرص التكنولوجيا الحديثة وشبكة جنيف. ولبناء القدرات استعداداً للتطورات المستقبلية، نُظمت سلسلة من حلقات عمل الاستشراف الاستراتيجية بالتعاون مع اللجنة الدولية للصليب الأحمر. وللمضي قدماً، ستواصل الشبكة إتاحة الفرص للتبادل وتطوير استراتيجيات مشتركة لضمان أن تكون جنيف الدولية مركزاً للمؤتمرات الحديثة.
الفعاليات
طلبة جامعة جنيف في مقعد القيادة لجعل الابتكار واستشراف المستقبل جزءًا من تنظيم المؤتمرات في مكتب الأمم المتحدة بجنيف
آذار/مارس - أيار/مايو 2023
ما الذي يتطلبه جعل تنظيم المؤتمرات في الأمم المتحدة جاهزاً للمستقبل؟ ومن أجل توليد بعض الأفكار الجديدة، طرح فريق ’عقد مؤتمرات اليوم وغدا - 2‘ هذا التحدي على طلاب ماجستير الإدارة المسؤولة في جامعة جنيف.
كخطوة أولى، كان على الطلبة الاستئناس بتنظيم الاجتماعات في الأمم المتحدة. ثم تقمصوا أدوار أصحاب المصلحة الرئيسيين في عقد المؤتمرات. وتبنت المجموعات، من أجل تصور الاحتياجات والتطلعات المستقبلية، منظورات الدول الأعضاء وأمانات المؤتمرات والمنظمات غير الحكومية والقطاع الخاص، أو بحثت في تخضير عمليات عقد المؤتمرات وتعزيز تيسير الوصول. وتابع الطلبة أبحاثهم ومقابلاتهم الخاصة وعادوا لتقديم تحليلاتهم وتوصياتهم لزملائهم في الأمم المتحدة الذين أثار العمل إعجابهم.
وارتأينا أن بعض أفكارهم جديرة بالذكر:
- في سيناريو ’فيزيكاليا‘ (Physicalia) حيث تُعقد الاجتماعات حضوريا فقط، اقتُرحت آليات تمويل جديدة لتسهيل مشاركة المندوبين من الدول الجزرية الصغيرة النامية والمنظمات غير الحكومية. وبشكل عام، دعا الطلبة إلى إجراء مناقشة أكثر شمولاً للجميع من خلال تعزيز مشاركة المنظمات غير الحكومية والقطاع الخاص. كما اقترحت عدة مجموعات توسيع منصة Indico.UN لاستضافة المزيد من الخدمات.
- لإدارة سيناريو ’هيبرودوبيا‘ (Hybridopia) حيث تُعقد الاجتماعات بشكل روتيني مع خيار المشاركة الحضورية والافتراضية كليهما، اقترح الطلبة زيادة استخدام الذكاء الاصطناعي وتكنولوجيا أخرى لأتمتة عملية التخطيط الداخلي المعقدة. ولدعم الذين يعانون من صعوبات في السمع، طرحت مجموعة تيسير الوصول أفكاراً حول استخدام مترجمات الإشارات التركيبية للصور الواقعية المدعومة بالذكاء الاصطناعي وتكنولوجيات معالجة اللغة الطبيعية لتحويل معلومات الإشارات إلى نص أو كلام.
- لكي نكون مستعدين لسيناريو ’ميتالاند‘ (Metaland) حيث تُعقد الاجتماعات في الغالب في الميتافيرس، أوصى الطلاب بإنشاء ميتافيرس خاص بمكتب الأمم المتحدة في جنيف، وهو قصر الأمم الافتراضي. ويمكن إعارة أطقم الواقع الافتراضي المزودة بنظارات واقية للمنظمات غير الحكومية، مما يسمح لها بالانضمام إلى الاجتماعات من مكان وجودها.
وبغض النظر عن السيناريو، نصحت عدة مجموعات الأمم المتحدة بإنشاء قسم دائم للابتكار وصندوق للتكنولوجيات الناشئة لزيادة الموارد ذات الصلة.
قد تبدو بعض أفكار الطلبة موغلة في الاتجاه نحو المستقبل. ولكن كما رأينا مع كوفيد، قد يكون المستقبل أحياناً أقرب مما نعتقد.
ما هي أفكارك بشأن جعل تنظيم المؤتمرات جاهزاً للمستقبل؟ اكتب لنا على ctt@un.org
فيفيان برون، ’عقد مؤتمرات اليوم وغداً - 2‘
’إنوفنت 2‘- الابتكار في عقد المؤتمرات
الخميس، 30 آذار/مارس 2023
مشاعات المعرفة والتعلّم وفعالية ’عقد مؤتمرات اليوم وغدا - 2‘: صياغة شكل مؤتمرات الغد!
الخميس، 21 تشرين الأول/أكتوبر 2021
في آذار/مارس 2020، توقف عقد المؤتمرات في قصر الأمم. في الأشهر التي تلت ذلك، قام مكتب الأمم المتحدة في جنيف ومنظمو المؤتمرات بإدخال المشاركة عن بُعد في التيار الرئيسي، وتجهيز القاعات، وتدريب الموظفين، ومواجهة التحديات. وهذه الطريقة الجديدة في عقد المؤتمرات هي أكثر من مجرد استمرارية الأعمال - إذ تفتح المجال لفرص. ما الذي يعمل بشكل جيد؟ ما الذي لا يعمل بشكل جيد؟ ما الذي ينقص؟ انضم إلى المناقشة لتخبرنا بالكيفية التي غيّرت بها المشاركة عن بُعد تجربتك في المؤتمرات، وشاركنا أفكارك حول الكيفية التي يمكن أن نستفيد بها من تجربة اليوم لتحسين المستقبل.
المواد
تسجيل الفعالية متاح هنا: https://youtu.be/bT2_6mJGAVU
يمكن العثور على موارد إضافية عن الموقع الشبكي للمشاعات هنا: صياغة شكل مؤتمرات الغد! عقد المؤتمرات اليوم وغداً 2 | مشاعات المعرفة والتعلم (ungeneva.org)
المتكلمون:
كيرا كروغليكوفا، مديرة، شعبة إدارة المؤتمرات
إيزابيل فالنتيني، نائبة رئيس الموظفين/منسقة مؤتمر الأمم المتحدة الخامس عشر للتجارة والتنمية (الأونكتاد)
جوناس باسكييه، رئيس الشؤون العالمية، البعثة الدائمة لسويسرا لدى الأمم المتحدة
المنسقون من شعبة إدارة المؤتمرات ومكتبة ومحفوظات جنيف
مشاعات المعرفة والتعلّم وفعالية ’عقد مؤتمرات اليوم وغدا - 2‘: الدورة 26 لمؤتمر الأطراف في اتفاقية الأمم المتحدة بشأن تغير المناخ: ضبط إيقاع مؤتمرات الغد!
الأربعاء، 24 تشرين الثاني/نوفمبر 2021
المواد
تسجيل الفعالية متاح هنا
يمكن العثور على موارد إضافية على الموقع الشبكي للمشاعات
المتكلمون
ميشيل كيتنغ، رئيسة، دائرة اللغات، شعبة إدارة المؤتمرات
لورا لوبيز، مديرة، دوائر شؤون المؤتمرات في اتفاقية الأمم المتحدة الإطارية بشأن تغير المناخ
هيلين رايت، نائبة مدير فعاليات الدورة السادسة والعشرين لمؤتمر الأطراف، حكومة المملكة المتحدة
فيكتوريا بوسبي، مديرة المراسم، وزارة الخارجية والكمنولث والتنمية ونائبة رئيس السلك الدبلوماسي، حكومة المملكة المتحدة
كيرا كروغليكوفا، مديرة شعبة إدارة المؤتمرات
الميسرون
جوناثان مورغان، رئيس مشروع ’عقد مؤتمرات اليوم وغدا - 2‘ ومن مكتبة ومحفوظات جنيف