- تمت ترجمة هذه الصفحة باستخدام الترجمة الآلية. اقرأ المزيد.
المساعدة في غرفة الاجتماعات
أثناء الاجتماع ، يكون مساعد خدمات الاجتماعات هو نقطة الاتصال الرئيسية لمنظم المؤتمر ، للمساعدة في الخدمات داخل الغرفة والتنسيق بشأن أي تغييرات في الجدول الزمني أو الخدمات المطلوبة. يتم إبلاغ منظم الاجتماع مسبقًا باسم وتفاصيل الاتصال الخاصة بمساعد خدمات الاجتماعات. إذا كنت لا تعرف من هو مساعد خدمات الاجتماعات ، فيرجى الاتصال بوحدة خدمة الاجتماعات: +41 22917 22 01 .
ما يفعله مساعدو خدمات الاجتماعات
- قم بإعداد الغرفة ، من خلال إعداد المنصة وترتيبات الجلوس بناءً على البروتوكول المعتمد ومخططات الغرف ، ووضع لوحات الأسماء وتحقق من توفر المعدات اللازمة وتشغيلها
- الحصول على قوائم المتحدثين من سكرتير الاجتماع وتلقي وفرز مسودات البيانات المسبقة لتوزيعها على المترجمين الفوريين والخدمات الأخرى ، حسب الضرورة
- وزع النصوص غير الرسمية وأوراق الاجتماعات على الوفود وفقًا للأنظمة والإجراءات ذات الصلة
- سجل الأسماء الكاملة للمتحدثين والدول / الكيانات التي يمثلونها أثناء المناقشة (عند الطلب)
- في حالة الاجتماع المختلط ، اتبع إجراءات الاجتماع من خلال المنصة كمشاهد ، واستكشف الأعطال وأصلحها والتأكد من تدخل الخدمات التقنية أو خدمات تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة ، إذا لزم الأمر
- المساعدة في إجراءات التصويت.
ما لا يفعله مساعدو خدمات الاجتماعات
- التعامل مع الطلبات الشخصية (مثل إجراء مكالمات هاتفية أو تصوير المستندات) للمندوبين
- وزع الدعوات على حفلات الاستقبال ، والتي ينبغي أن توزعها الوفود بأنفسهم
- تعديل قائمة المتحدثين بناء على طلب أحد الوفود
- قم بتوزيع المستندات الرسمية بأرقام الرموز المتوفرة في مكتب التوزيع أو في رفوف خاصة في غرفة الاجتماعات
- البقاء في الغرفة أو أمامها طوال مدة الاجتماعات بدون ترجمة فورية. سيبقون عادة لمدة 30 إلى 45 دقيقة.
جهة الاتصال العامة:
الهاتف: +41 22917 3668
البريد الإلكتروني: mms@un.org
يرجى دائمًا نسخ mms@un.org لضمان المتابعة في حالة وجود الزملاء في إجازة.
اجتماعات مختلطة
في يوم اجتماعك ، تجري الأقسام السمعية والبصرية وقسم تكنولوجيا المعلومات التكوين واختبارات أخرى قبل ساعتين على الأقل من بدء الاجتماعات المذكورة وتؤكد أن جميع المعلمات قد تم تكوينها واختبارها.
الاعتدال الفني
قبل ساعة واحدة من بدء كل اجتماع مجدول خلال جلستك ، سيكون المنسقون الفنيون لمكتب الأمم المتحدة بجنيف في غرفة الاجتماعات تحت تصرف الأمانة العامة لترتيب أي تفاصيل نهائية. سيواصل الوسطاء الفنيون أيضًا اختبارات المشاركين عن بُعد للتحقق من اتصالهم وجودة الصوت ، ومساعدتهم في أي سؤال يتعلق باستخدام النظام الأساسي.
المشرفون الفنيون مسؤولون عما يلي:
- يتم تشغيل جلسة Zoom بالإعدادات القياسية التالية (ما لم يتم تقديم طلبات خاصة وقبولها مسبقًا):
- تفعيل غرفة الانتظار.
- تفعيل شاشة المشاركة.
- قم بتمكين الدردشة.
- قم بتمكين وظيفة "إعادة التسمية".
- قم بتمكين وظيفة "بدء الفيديو".
- قم بتعطيل إمكانية قيام المشاركين بإلغاء كتم صوت أنفسهم. هذا مهم بشكل خاص في الاجتماعات مع الترجمة الفورية ، حيث يجب ألا يكون هناك أكثر من ميكروفون واحد في كل مرة.
- خلال الاجتماع لن يتمكن أي مشارك عن بعد من أخذ الكلمة مباشرة - أي أنه لا يمكنهم ببساطة تشغيل ميكروفوناتهم بأنفسهم والبدء في التحدث. بدلاً من ذلك ، من أجل أخذ الكلمة ، يحتاجون إلى:
- انقر فوق وظيفة "رفع اليد".
- انتظر موافقة الرئيس.
- سيقوم المنسق الفني بإلغاء كتم صوت ميكروفون السماعة.
- يمكن للمتحدث بعد ذلك أخذ الكلمة.
- سيقوم المنسق الفني بكتم صوت الميكروفون إذا طلب الرئيس ذلك ، أو في حالة مقاطعة الرئيس للمندوب.
- سيقوم المنسق الفني بكتم صوت ميكروفون المتحدث في نهاية مداخلته.
- عندما يدعو الرئيس أحد المشاركين عن بُعد ، يجب عليه النقر فوق وظيفة "رفع اليد".
- يجب أن يتبع المشاركون شخصيًا الإجراء القياسي لطلب الكلمة.
- لاحظ أنه بالنسبة للجلسات الهجينة مع الترجمة الفورية ، حيث يكون بعض المشاركين في الغرفة ، فإن وجود وسيطين تقنيين لتشغيل منصة Zoom بالإضافة إلى مشغل صوت واحد في المقصورة الفنية أمر إلزامي.
- للحصول على معلومات حول مشاركة المستندات وتشغيل مقاطع الفيديو وتسجيل جلسة Zoom ، يرجى الرجوع إلى الفصول ذات الصلة أعلاه.
- يتم دائمًا تنشيط وظيفة "غرفة الانتظار" ، حتى بالنسبة للاجتماعات العامة. سيتم قبول المشاركين والسماح لهم بدخول الاجتماع من غرفة الانتظار قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الاجتماع. إذا لم يتم التعرف عليهم بشكل صحيح (باستخدام التنسيق: اسم الدولة أو المنظمة / الاسم الأول / اسم العائلة) سيرسل الوسيط الفني رسالة في غرفة الانتظار لدعوة المشارك لإعادة تسمية نفسه بشكل صحيح.
- لتجنب أي لبس فيما يتعلق بالأدوار والمسؤوليات ، ولتجنب أي انقطاعات أو مشاكل فنية ، يمتلك الوسيطان الفنيان فقط حقوق الاستضافة المشتركة.
- عندما تكون جاهزًا لبدء الاجتماع ، وقبل أن يفتتح الرئيس الاجتماع مباشرة ، سيتم عرض فيديو إعلان موجز بشأن متطلبات المشاركة عن بُعد.
- يتم تكوين الشاشة الموجودة في الغرفة وكذلك الشاشات الموجودة على وحدات تحكم المندوبين (إذا كانت الغرفة مجهزة بذلك) مع عرض المتحدث النشط - أي يظهر الشخص المتحدث حاليًا في النافذة الرئيسية) ، بصرف النظر عما إذا كان يتحدث من غرفة أو عن بعد.
- عندما تتم مشاركة مستند ، سيكون له عرض الأولوية وسيظهر في النافذة الرئيسية مع عرض المتحدث في نافذة أصغر.
رسالة المترجم
ينبغي أن يتلو الرئيس هذه الرسالة في بداية الجلسة:
يتم لفت انتباهك إلى حقيقة أن جودة الصوت الرديئة لها تأثير متزايد وخطير على صحة المترجمين الفوريين. من أجل ضمان جودة الصوت المناسبة لصالحنا جميعًا ، يجب استخدام المعدات والاتصال المناسبين. تتوفر التفاصيل من الأمانة العامة ، ولكن الحد الأدنى من المتطلبات للمشاركين عن بُعد هو ميكروفون مكتبي متصل بـ USB أحادي الاتجاه ومجموعة منفصلة من سماعات الرأس واتصال إنترنت قوي ومستقر وموقع هادئ.
ويطلب من المشاركين عن بعد الذين يشعرون أنهم قد يجدون صعوبة في تلبية هذه المتطلبات الاتصال بمنسقي الاجتماع والأمانة. يرجى العلم أنه عندما تشكل جودة الصوت خطرًا على صحة المترجمين الفوريين وسمعهم ، فقد يوقفون الخدمة. كما يتم تذكير المشاركين أنه من أجل السماح بتفسير كامل ودقيق لبياناتهم ، يجب عليهم التحدث بوتيرة معقولة.
أسئلة وأجوبة
عادة ما تكون غرف الاجتماعات مفتوحة قبل ساعة واحدة على الأقل من بدء الاجتماع. إذا احتاج منظمو المؤتمر إلى مزيد من الوقت لإعداد القاعة ، فيجب عليهم الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات . يعتمد الوصول على الاجتماعات الأخرى التي قد يتم جدولتها قبل الاجتماع المعني.
وفقا لقرار الجمعية العامة 56/242 المؤرخ 18 يناير 2002 ، ينبغي أن تعقد الاجتماعات في الأمانة العامة خلال ساعات العمل العادية في أيام العمل ، المحددة من 10:00 صباحا إلى 1:00 ظهرا ومن 3:00 مساءا إلى 6:00 مساءا. لا يجوز منح تمديد الاجتماع لأكثر من ثلاث ساعات إلا في ظروف استثنائية ويخضع لتكاليف إضافية. يجب على منظمي الاجتماع الذين يحتاجون إلى طلب مثل هذا التمديد الاتصال بقسم إدارة الاجتماعات (MMS) التابع لقسم إدارة المؤتمرات أو من خلال مساعد خدمات الاجتماعات في الغرفة في موعد لا يتجاوز 30 دقيقة قبل موعد انتهاء الاجتماع. ستتم إحالة الطلبات الموجهة إلى الخدمات السمعية والبصرية أو فريق البث عبر الإنترنت أو غيرهم من مقدمي الخدمة إلى رسائل الوسائط المتعددة (MMS). ستنسق خدمة الرسائل متعددة الوسائط (MMS) بين مختلف أجزاء النظام البيئي للمؤتمرات بجنيف للأمم المتحدة لتحديد ما إذا كان من الممكن منح التمديد. سيتم إبلاغ منظم الاجتماع إذا كان الاجتماع يمكن أن يستمر في نفس الغرفة وإذا كانت جميع الخدمات المطلوبة متاحة ، على سبيل المثال منصة الاجتماعات المختلطة والبث عبر الإنترنت وما إلى ذلك. بسبب أحكام اتفاقية النظام المشترك للأمم المتحدة مع الرابطة الدولية لمترجمي المؤتمرات (AIIC) ، لا يمكن تمديد خدمات الترجمة الشفوية لأكثر من 15 دقيقة من الوقت العادي ما لم يتم اتخاذ تدابير استثنائية محددة قبل الاجتماع بالاتفاق مع رئيس خدمة الترجمة الشفوية (قد تنطبق استثناءات على حقوق الإنسان مجلس). تمديد الاجتماعات لأكثر من 15 دقيقة يؤدي إلى تكاليف إضافية والتي سيتم تحميلها لاحقًا على منظم الاجتماع من خلال الفاتورة النهائية.
في حالة الطوارئ الطبية لأحد المشاركين في المؤتمر ، يمكن الاتصال بمركز التحكم الأمني على الرقم +41 22917 21 12 أو يمكن إبلاغ مسؤول الأمن التابع للأمم المتحدة في جنيف. يمكن أيضًا الاتصال برقم الطوارئ 112 من هاتف ثابت.
يمكن للمشاركين أيضًا الاتصال بالخدمة الطبية للحصول على المشورة على +41 22917 28 07 (ممرضات) أو +41 22917 25 20 (استقبال). هذه الأرقام ليست لحالات الطوارئ ، فقد تكون هناك لحظات لا يمكن فيها الرد على الهاتف. يمكنك أيضًا الاتصال بالممرضات عبر البريد الإلكتروني: unognurses@un.org .