Al reservar la sala de reuniones, deben comunicarse todos los requisitos relativos al equipo a la Sección de Gestión de Reuniones para asegurarse de que la sala asignada se corresponda con las necesidades de la reunión. No es posible modificar la disposición de las salas de reuniones. Todas ellas disponen del equipo habitual, como computadoras y proyector para presentaciones.
Las placas identificativas deben solicitarse a través de unog-nameplates.conferencerequest@un.org. Los organizadores de la conferencia pueden elegir el conjunto estándar de Estados Miembros de las Naciones Unidas (en inglés o francés), con o sin entidades de las Naciones Unidas. Si se desea, es posible preparar placas específicas para la tribuna, previa solicitud.
Además, los organizadores de reuniones deberán informar a la Sección de Gestión de Reuniones de si es preciso preparar la sala de acuerdo con un protocolo específico.
El Auxiliar de Servicios de Reuniones asignado tomará nota de todos los parámetros de cada reunión (por ejemplo, interpretación, grabación de sonido, placas identificativas, equipo de votación y plataformas en línea o técnicas que se vayan a utilizar, como WebEx, Webcast, etc.). Además, preparará la sala y se asegurará de que todos los elementos solicitados estén colocados y operativos.
En algunos casos, puede ser necesario equipo adicional dentro de la sala, como banderas, temporizadores, micrófonos móviles, estrados, rampas o escenarios, o fuera de la sala, como mostradores o mesas para exponer materiales informativos. La Sección de Gestión de Reuniones le brindará asistencia en la organización de todos esos aspectos. En algunos casos, es posible que los clientes tengan que tratar ciertas cuestiones por separado con el servicio apropiado.
Eventos híbridos
Si va a celebrar una reunión híbrida, como organizador deberá tomar algunas decisiones:
- ¿Qué plataforma y formato se adaptan mejor a su evento?
- ¿Cómo atribuirá los distintos roles de anfitrión, copresentador, panelistas y asistentes?
- ¿Quién se encargará del chat, de una posible encuesta, de compartir documentos en pantalla o de reproducir mensajes de video?
- ¿Se grabará el acto? ¿Tiene pensado hacer un webcast o transmitirlo en streaming en los medios sociales?
Cuando informe a los panelistas y los participantes en la reunión sobre cómo acceder a la plataforma, debe alentarlos también a que utilicen la configuración adecuada y hagan una prueba de conectividad.
Aquí puede encontrar una guía con todo lo que necesita saber para organizar una reunión híbrida:
Preguntas frecuentes
¿Cuándo pueden los oradores y participantes probar sus equipos y conexión durante un evento híbrido?
Los participantes pueden probar su conexión una hora antes del inicio de la reunión. La prioridad son los oradores durante la sesión, es decir, cualquier persona que sepa que va a intervenir. Para la sesión de la mañana, de 10:00 a 13:00, la prueba comienza a las 9:00. Para la sesión de la tarde, de 15:00 a 18:00, la prueba comienza a las 14:00. Los oradores que intervengan solo en la sesión de la tarde deben probar a partir de las 14:00.
Si bien no se puede cambiar el diseño de las salas de conferencias, se permiten decoraciones y arreglos florales, siempre que se respeten las normas de seguridad pertinentes. Los arreglos florales deben pedirse por separado y no pueden ser proporcionados por los servicios de ONU Ginebra. No está permitido arreglar nada en las paredes de las salas de conferencias. Para exhibir carteles, se pueden solicitar paredes independientes separadas. Por favor discuta sus necesidades con la Sección de Gestión de Reuniones .
Los organizadores de conferencias son libres de utilizar los soportes de tarjetas de puerta dedicados, siempre que no haya nada fijado de forma permanente en las puertas.
Los rotafolios se pueden solicitar a través de gMeets al enviar la solicitud de sala de reuniones. Los organizadores de la conferencia también pueden contactar directamente con el servicio responsable, por ejemplo, para comprobar si hay suficientes rotafolios disponibles: unog-nameplates.conferencerequest@un.org .
Por favor escriba a ineed-unog-css-flags@un.org para solicitar una bandera para una reunión.
Póngase en contacto con la Sección de Servicios Centrales de Apoyo/Administración de Instalaciones, Sr. Etienne Martinet (teléfono: Tel.: +41 22 917 2997 , correo electrónico: etienne.martinet@un.org ).
En principio, está terminantemente prohibido el consumo de alimentos y bebidas distintos del agua en las salas de conferencias. El agua para los oradores se puede solicitar a través del servicio de catering oficial, Eldora (teléfono: +41 22 917 5619 , correo electrónico: onu@eldora.ch ).
El orden de asientos se organiza según lo solicitado por la Secretaría organizadora y siguiendo el protocolo de la ONU. La disposición del podio y el protocolo debe ajustarse a las normas, reglas y procedimientos establecidos por las Naciones Unidas para la reunión. La Sección de Gestión de Reuniones y la Unidad de Servicios de Reuniones pueden asesorar sobre el protocolo oficial de asientos.