Перейти к основному содержанию
A very large screen projects a speaker behind the panel members in one of the UN conference rooms.

Все требования к оборудованию должны быть сообщены в момент бронирования конференц-зала в Секцию организационного обеспечения заседаний, чтобы выделенный зал гарантированно соответствовал потребностям мероприятия. Планировка конференц-залов не может быть изменена. Все залы оснащены стандартным оборудованием, таким как компьютеры и проектор для презентаций.

 

Именные таблички следует запрашивать по адресу unog-nameplates.conferencerequest@un.org. Организаторы конференции могут выбрать стандартный набор стран — членов ООН (на английском или французском), с подразделениями/без подразделений ООН. По запросу для подиума могут быть изготовлены специальные таблички.

 

Организаторам заседаний также следует сообщить в Секцию организационного обеспечения заседаний, если помещение должно быть оформлено в соответствии с определенным протоколом.

 

Назначенный помощник по обслуживанию заседаний учитывает все параметры заседания (например, устный перевод, звукозапись, именные таблички, оборудование для голосования и используемые онлайновые или технические платформы, включая WebEx, Webcast и т. д.). Помощник по обслуживанию заседаний подготавливает помещение и следит за тем, чтобы все требуемые предметы были на месте и функционировали.

 

В некоторых случаях может потребоваться дополнительное оборудование, например флаги, таймеры, мобильные микрофоны, трибуны, пандусы или сцены в помещении, а также стенды и столы вне помещения для демонстрации информации. Секция организационного обеспечения заседаний поможет вам приготовить все это. В некоторых случаях заказчикам может понадобиться обратиться в соответствующие службы отдельно.

Мероприятия, проходящие в гибридном формате

 

Если вы организуете заседание в гибридном формате, вам как организатору придется принять несколько решений:

  • Какая платформа и формат лучше всего подходят для вашего мероприятия?
  • Как вы распределите роли ведущего, соведущего, членов дискуссионной группы и слушателей?
  • Кто позаботится о чате, опросе, выводе документов на экран или воспроизведении видеосообщений?
  • Будет ли вестись запись мероприятия? Планируете ли вы веб-трансляцию или онлайн-трансляцию в социальных сетях?

Сообщая ораторам и участникам заседания информацию о доступе к платформе, рекомендуйте им использовать правильную комбинацию оборудования и настроек и проверить качество подключения.

Здесь вы найдете все, что нужно знать об организации заседания в гибридном формате:

An almost empty conference room, some people are searching seats. A big screen in front shows the title of the event,

FAQs

Участники могут проверить свое соединение за час до начала собрания. Основное внимание уделяется выступающим во время сессии, т. е. всем, кто, как известно, берет слово. Для утренней сессии с 10:00 до 13:00 тестирование начинается в 9:00. На дневном заседании с 15:00 до 18:00 тестирование начинается в 14:00. Спикеры, которые будут выступать только во время дневного заседания, должны пройти тестирование с 14:00.

В то время как планировка конференц-залов не может быть изменена, украшения и цветочные композиции разрешены при условии соблюдения соответствующих правил безопасности и охраны. Цветочные композиции необходимо заказывать отдельно, и они не могут быть предоставлены службами ООН в Женеве. Запрещается крепить что-либо на стенах конференц-залов. Для размещения плакатов могут быть запрошены отдельные автономные стены. Пожалуйста, обсудите ваши потребности с отделом управления собраниями .

Организаторы конференций могут свободно использовать специальные держатели дверных карт, если на дверях ничего не закреплено.

Флипчарты можно запросить через gMeets в момент отправки запроса на конференц-зал. Организаторы конференции также могут напрямую связаться с ответственной службой, например, чтобы узнать, имеется ли достаточное количество флипчартов: unog-nameplates.conferencerequest@un.org .

Пожалуйста, свяжитесь с отделом централизованного вспомогательного обслуживания/управления объектами, г-ном Этьеном Мартине ( тел.: +41 22 917 2997 , электронная почта: etienne.martinet@un.org ).

В принципе, потребление пищи и напитков, кроме воды, в конференц-залах строго запрещено. Воду для спикеров можно заказать у официального поставщика питания Eldora (тел.: +41 22 917 5619 , электронная почта: onu@eldora.ch ).

Порядок рассадки организован в соответствии с запросом Секретариата-организатора и в соответствии с протоколом ООН. Оформление трибуны и протокола должно соответствовать установленным стандартам, правилам и процедурам Организации Объединенных Наций. Секция управления заседаниями и Группа обслуживания заседаний могут дать рекомендации по официальному протоколу рассадки.