Deben comunicarse todas las necesidades de equipo directamente a la Dependencia de Enlace con las ONG.

La mayoría de las salas están equipadas con una computadora, una pantalla, un proyector, micrófonos y wifi gratuito. Algunas salas están equipadas con un micrófono de mano con un alcance de diez metros. Previa solicitud y en función de la disponibilidad, se pueden proporcionar placas con los nombres de los panelistas, tablones de anuncios, rotafolios (sin papel) y mesas adicionales (que deben solicitarse al menos siete días antes de la reunión).

Si organiza una reunión híbrida, como organizador deberá tomar algunas decisiones:

• ¿Qué plataforma y formato se adaptan mejor a su evento?
• ¿Cómo atribuirá los distintos roles de anfitrión, copresentador, panelistas y asistentes?
• ¿Quién se encargará del chat, de una posible encuesta, de compartir documentos en pantalla o de reproducir mensajes de video?
• ¿Se grabará el acto? ¿Tiene pensado hacer un webcast o transmitirlo en streaming en los medios sociales?

Cuando informe a los oradores y los participantes en la reunión sobre cómo acceder a la plataforma, debe alentarlos también a que utilicen la configuración adecuada y hagan una prueba de conectividad.