Todos los requisitos relacionados con el equipo deben solicitarse directamente a la Unidad de Enlace de ONG.

La mayoría de las salas de conferencias están equipadas con computadora, pantalla, proyector, micrófonos y Wifi gratuito. Ciertas salas están equipadas con un micrófono itinerante de 10 metros. Previa solicitud y sujeto a disponibilidad, se pueden proporcionar placas de identificación para los panelistas, tablones de anuncios, rotafolios (sin papel) y mesas adicionales (solicitar al menos siete días antes de la reunión).

Si organiza una reunión híbrida, hay algunas decisiones que debe tomar como organizador:

• ¿Qué plataforma y formato se adapta mejor a tu evento?
• ¿Cómo atribuirá los diferentes roles de anfitrión, coanfitrión, panelistas y asistentes?
• ¿Quién se encargará del chat, de una encuesta, de compartir documentos en pantalla o reproducir videomensajes?
• ¿Se grabará el evento? ¿Está planeando un webcast o una transmisión a las redes sociales?

Cuando informe a sus oradores y participantes de la reunión sobre el acceso a la plataforma, también debe alentarlos a usar la configuración correcta y probar la conectividad.