Все требования, касающиеся оборудования, следует запрашивать непосредственно в Отделе по связям с НПО.

Большинство конференц-залов оснащены компьютером, экраном, проектором, микрофонами и бесплатным Wi-Fi. В некоторых комнатах установлен 10-метровый переносной микрофон. По запросу и при наличии могут быть предоставлены именные таблички для участников дискуссии, пинборды, флипчарты (без бумаги) и дополнительные столы (необходимо запрашивать не менее чем за семь дней до встречи).

Если вы организуете гибридную встречу, вам как организатору необходимо принять несколько решений:

• Какая платформа и формат лучше всего подходят для вашего мероприятия?
• Как вы распределите разные роли ведущего, соведущего, участников дискуссии и участников?
• Кто позаботится о чате, опросе, обмене документами на экране или воспроизведении видеосообщений?
• Будет ли запись мероприятия? Планируете ли вы веб-трансляцию или потоковое вещание в социальных сетях?

Когда вы сообщаете своим спикерам и участникам встречи о доступе к платформе, вы также должны поощрять их использовать правильную настройку и тестировать подключение.