La liste complète des besoins en matériel doit être adressée directement à l’Unité de liaison avec les ONG.

La plupart des salles de conférence sont équipées d’un ordinateur, d’un écran, d’un vidéoprojecteur, de micros et d’une connexion Wifi gratuite. Certaines sont également équipées d’un micro dynamique d’une portée de 10 mètres. Sur demande − au moins sept jours avant la réunion − et sous réserve de disponibilité, des plaques nominatives pour les experts invités, des panneaux d’affichage, des tableaux de conférence (sans papier) et des tables supplémentaires peuvent être fournis.

Si vous planifiez une réunion hybride, vous devez prendre certaines décisions :

• Quelle plateforme et quel format sont les plus adaptés ?
• Comment allez-vous attribuer les différents rôles (animateur, coanimateurs, intervenants et participants) ?
• Qui gérera le canal de messagerie instantanée, effectuera les sondages, partagera les documents à l’écran et diffusera les messages vidéo ?
• La réunion sera-t-elle enregistrée ? Sera-t-elle diffusée sur le Web ou sur les médias sociaux ?

Lorsque vous communiquez les données d’accès à la plateforme aux orateurs et aux participants, encouragez-les à adopter la bonne configuration et à faire un test de connexion.