会议室协助
在会议期间，会议服务助理是会议组织者的主要联系人，协助室内服务并协调日程安排或所需服务的任何变化。会议服务助理的姓名和联系方式会提前告知会议组织者。如果您不知道您的会议服务助理是谁，请致电会议服务部： +41 22 917 22 01 。
会议服务助理做什么
- 准备房间，根据批准的协议和房间图表设置讲台和座位安排，放置铭牌并检查必要的设备是否可用且正常运行
- 从会议秘书处获取发言者名单，并接收和整理发言稿的预发稿，以便在必要时将其分发给口译员和其他服务人员
- 按照有关规定和程序向各代表团分发非正式文件和会议室文件
- 记录辩论过程中发言者的全名及其代表的国家/实体（应要求提供）
- 如果是混合会议，以观众身份通过平台关注会议进程，必要时排除故障并确保相关技术或 IT 服务的介入
- 协助投票程序。
会议服务助理不做什么
- 处理代表的个人请求（例如打电话或复印）
- 派发招待会请柬，应由代表团自行派发
- 应代表团要求修改发言人名单
- 分发带有文号的正式文件，这些文件可在分发柜台或会议室的特殊文件架上获取
- 在整个会议期间都呆在房间里或房间前面，没有翻译。他们通常会停留 30 到 45 分钟。
混合会议
会议当天，视听和IT部门至少在会议开始前两个小时进行配置和其他测试，并证明所有参数都已配置和测试。
技术审核
在会议期间安排的每次会议开始前一小时，UNOG 技术主持人将在秘书处安排的会议室安排任何最终细节。技术主持人还将继续对远程参与者进行测试，以验证他们的连接和音频质量，并协助他们解决与平台使用相关的任何问题。
技术版主负责以下事项：
- Zoom 会话使用以下标准设置启动（除非事先提出并接受了特殊请求）：
- 启用等候室。
- 启用共享屏幕。
- 启用聊天。
- 启用“重命名”功能。
- 启用“开始视频”功能。
- 禁用参与者自行取消静音的可能性。这在有口译的会议中尤为重要，因为一次只能打开一个麦克风。
- 在会议期间，没有远程参与者能够直接发言——也就是说，他们不能简单地自己打开麦克风并开始发言。相反，为了发言，他们需要：
- 单击“举手”功能。
- 等待主席的批准。
- 技术主持人将取消发言人麦克风的静音。
- 然后发言者可以发言。
- 如果主席要求，或者如果主席打断代表，技术主持人会将麦克风静音。
- 技术主持人将在发言结束时将发言人的麦克风静音。
- 当主席召集远程与会者时，他必须单击“举手”功能。
- 现场参会者应遵循请求发言的标准程序。
- 请注意，对于有口译的混合会议，如果一些参与者在房间里，则必须有两名技术主持人在场，以操作 Zoom 平台，另外在技术展台上还有一名音响操作员。
- 有关共享文档、播放视频和录制 Zoom 会话的信息，请参阅上面的相关章节。
- “等候室”功能始终处于激活状态，即使是公开会议也是如此。与会者将在会议开始前至少一小时被接纳并允许从等候室进入会议。如果他们没有被正确识别（使用格式：国家名称或组织/名字/姓氏），技术主持人将在等候室发送一条消息，邀请参与者正确重命名自己。
- 为避免角色和责任方面的任何混淆，并避免任何技术中断或问题，只有两位技术版主拥有共同主持权。
- 当您准备好开始会议时，就在主席开始会议之前，将播放一段关于远程参与要求的简短公告视频。
- 会议室中的屏幕以及代表控制台上的屏幕（如果会议室配备了此设备）都配置有活动发言人视图——即当前发言的人出现在主窗口中），无论是否从房间或远程。
- 每当共享文档时，它都会有优先视图，并会出现在主窗口中，而演讲者的视图则位于较小的窗口中。
口译员的话
主席应在会议开始时宣读此信息：
请注意，劣质音频对口译员健康的影响越来越严重。为了确保适当的音质以造福于我们所有人，必须使用适当的设备和连接。秘书处可提供详细信息，但远程与会者的最低要求是 USB 连接、单向桌面麦克风、一副单独的耳机、强大而稳定的互联网连接和安静的位置。
感觉自己可能难以满足这些要求的远程参与者请联系会议主持人和秘书处。请注意，如果音质对口译员的健康和听力构成威胁，他们可能会暂停服务。进一步提醒与会者，为了能够全面准确地解释他们的发言，他们应该以合理的速度发言。
常见问题
根据大会 2002 年 1 月 18 日第 56/242 号决议，秘书处的会议应在工作日的正常办公时间内举行，即上午 10 点至下午 1 点和下午 3 点至下午 6 点。将会议时间延长超过三个小时只能在特殊情况下才能获得批准，并且需要支付额外费用。需要延期的会议组织者必须在会议预定结束前 30 分钟内联系会议管理部的会议管理科(MMS) 或通过会议室的会议服务助理。向视听服务、网络广播团队或其他服务提供商提出的请求将提交给 MMS。 MMS 将在联合国日内瓦会议生态系统的不同部分之间进行协调，以确定是否可以批准延期。会议组织者将被告知会议是否可以在同一房间继续进行，以及所有必需的服务是否可用，例如混合会议平台、网络广播等。根据与国际会议口译员协会的联合国共同制度协议的规定(AIIC)，除非与口译服务处处长达成一致，在会议之前采取具体的例外措施，否则口译服务的延长时间不得超过正常时间的 15 分钟（例外情况可能适用于人权理事会）。会议延长超过 15 分钟会产生额外费用，这些费用随后将通过最终账单向会议组织者收取。
如果与会者出现医疗紧急情况，可拨打+41 22 917 21 12联系安全控制中心，或通知联合国日内瓦安全官员。也可以使用固定电话拨打紧急电话112 。
参与者还可以拨打+41 22 917 28 07 （护士）或+41 22 917 25 20 （接待处）联系医疗服务部门寻求建议。这些号码不适用于紧急情况，因为有时可能无法接听电话。您也可以通过电子邮件联系护士： unognurses@un.org 。