会议管理
出版
-
“联合国出版物”是指由联合国或为联合国向特定外部受众发布的书面材料。联合国出版物包括主要研究和报告、专著、编辑的卷宗、统计汇编、会议记录、期刊、年鉴等连续出版物、联合国条约系列和其他国际法出版物。
联合国出版物通常是根据立法授权或政府间机构的要求出版的，需要获得授权和资金认证（如果是预算外出版物）。出版物可以免费或付费发行。如果出售，联合国出版物将获得国际标准书号 (ISBN/eISBN)，而期刊和期刊则获得国际标准连续出版物号 (ISSN/eISSN)。出版物可以以印刷或电子形式出版，包括移动应用程序，以及随着技术的发展以任何其他格式或媒体出版。
经出版委员会批准后，拟议的出版物将纳入出版计划。
-
如果某个作品的原版所有格式的读者群至少为 500 册，而其译本的所有格式的读者群至少为 1000 册，则该作品被视为出版物。
如果内容值得出版，但读者太少，无法证明全面出版的成本合理，并且/或者没有资金，则手稿可以以工作文件的形式出版，由作者部门格式化，布局简单，没有封面（只有黑白标题页）。工作文件仅以数字形式发布，使用原始语言，并上传到作者部门的网站上。它们具有联合国版权并提及“工作文件”。
-
为提高联合国出版活动在执行政府间机构任务方面的效力和效率，秘书长在 ST/SGB/2012/2 号文件中颁布了出版物委员会。出版物委员会的目的是制定秘书处（包括总部以外办事处和区域委员会）的出版政策和标准，以便：
联合国出版物仍然是会员国、决策者、从业人员、学者和广大公众获取高质量、相关和及时信息的来源。
联合国的出版活动和做法与本组织在相关性、适销性、传播、制作、成本效益和保存方面的总体目标和优先事项相一致。
出版委员会的作用是确定文件的准备、制作、分发和销售的政策，并协调出版计划的规划和监督出版计划的执行。
只有这些出版物享有优先权，并且这些书目将得到处理——即翻译成所有法定语言并印刷——作者部门无需承担任何费用。一旦出版物被纳入出版计划，未经出版委员会授权不得进行任何更改。如果作者部门需要添加书目或更改出版计划中的项目（例如执行政府间机构的新授权），应向出版委员会秘书处提交详细申请，以供批准。
-
“出版物计划”是指一个编写部门计划在一年或两年内出版的一系列作品，通常是根据立法授权或政府间机构或其他专家机构的其他要求。所有联合国出版物都应纳入出版物计划。因此，实务办公室必须详细遵循适用于该计划的指示和政策（ST/AI/189/Add.1/Rev.2）。
小册子、传单、简报、海报、日历、目录和新闻稿等信息和宣传材料不属于出版物计划。联合国文件也不属于出版物计划。内部发行物也不属于出版物计划，例如筹备文件、工作文件和会议室文件，包括会议和研讨会的背景和技术文件。
-
根据 ST/SGB/2012/2 第 2 节第 2.3、2.4 和 2.5 段，每年 11 月左右，出版委员会都会致函秘书处所有编写部门，包括区域委员会，传达出版委员会关于编制下一年度出版计划的指示。通过这份部门间备忘录，要求编写部门通过gDoc 2.0 出版模块提交其拟议的出版计划。
-
所有出版物都应在 gDoc 中注册以便处理。未在 gDoc 中注册的出版物不具有联合国官方地位，不应也不能带有联合国标志。
-
出版物的准备并不优先于正式会议文件的准备。因此，考虑到出版物的大小和复杂性，应及时提供所有提交的出版物。在出版物的所有要素都准备好之前，无法准确估计生产时间表。
据估计，如果出版物以“印刷就绪”的形式提交，则至少需要十周的时间来准备。如果出版物的准备工作涉及翻译，则应将翻译和额外排版所需的时间添加到上述截止日期中。因此，建议与 DMS 讨论每种出版物的单独时间表。
-
每年年末，与当年出版物委员会项目相关的出版物应已提交到 gDoc 中以供处理。每年 DMS 都会与特定秘书处的相应联络点共享截止日期。在此日期之后，将不再接受翻译和印刷请求。只有在费用已在 UMOJA 中预支的情况下才会例外，但这仍需要与 DMS 协商。
作者部门必须遵守预测中的截止日期，因为工作将据此进行规划。
已在翻译队列中等待两年以上的过时标题和语言版本将被删除。
-
联合国所有出版物的封面上都应印有联合国会徽，位于页面底部“联合国”名称的旁边或上方。未经秘书长明确授权，不得将联合国会徽与联合国系统外任何组织的会徽混合使用。
当联合国徽记与联合国系统其他机构的徽记同时出现时，各机构的徽记应与该组织的名称结合出现。
只有在获得出版委员会的明确许可的情况下，该徽章才可以与任何单个政府的徽章一起使用。有关更多详细信息，请参阅ST/AI/189/Add.21