Gestión de conferencias
Publicación
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El término “publicación de las Naciones Unidas” se refiere a todo material escrito publicado por o para las Naciones Unidas y dirigido a un público externo definido. Entre los ejemplos de publicaciones de las Naciones Unidas se incluyen los principales estudios e informes, monografías, volúmenes editados, compilaciones estadísticas, actas de conferencias, revistas, publicaciones periódicas como anuarios, la Serie de Tratados de las Naciones Unidas y otras publicaciones de derecho internacional.
Las publicaciones de las Naciones Unidas se publican generalmente en respuesta a mandatos legislativos o solicitudes de órganos intergubernamentales y necesitan autorización y certificación de fondos (si son publicaciones extrapresupuestarias). Las publicaciones pueden distribuirse gratuitamente o a cambio de un precio. Si se venden, a las publicaciones de las Naciones Unidas se les asigna un Número Internacional Normalizado de Libro (ISBN/eISBN) o, en el caso de publicaciones periódicas y seriadas, un Número Internacional Normalizado de Publicaciones Secundarias (ISSN/eISSN). Las publicaciones pueden publicarse en forma impresa o electrónica, incluidas las aplicaciones móviles, y en cualquier otro formato o medio a medida que evolucione la tecnología.
Tras la aprobación del Comité de Publicaciones, la publicación propuesta se incluye en el Programa de Publicaciones.
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Un título se considera una publicación si su audiencia es de al menos 500 ejemplares en todos los formatos en el idioma original y 1000 ejemplares (todos los formatos) para una edición traducida.
Cuando el contenido justifica su publicación, pero el público al que va dirigido es demasiado limitado como para justificar el coste de una publicación completa o no se dispone de financiación, el manuscrito puede publicarse como documento de trabajo formateado por el departamento autor con un diseño minimalista y sin portada (solo una página de título en blanco y negro). Los documentos de trabajo solo se publican en formato digital, en el idioma original y se suben al sitio web del departamento autor. Llevan los derechos de autor de las Naciones Unidas y mencionan “documento de trabajo”.
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El Secretario General, con el fin de aumentar la eficacia y eficiencia de las actividades editoriales de las Naciones Unidas en la ejecución de los mandatos de los órganos intergubernamentales, promulgó la Junta de Publicaciones en la nota ST/SGB/2012/2. El objetivo de la Junta de Publicaciones es establecer las políticas y normas de publicación de la Secretaría, incluidas las oficinas fuera de la Sede y las comisiones regionales, de modo que:
Las publicaciones de las Naciones Unidas siguen siendo una fuente de información pertinente, oportuna y de alta calidad para los Estados Miembros, los encargados de formular políticas, los profesionales, los académicos y el público en general.
Las actividades y prácticas editoriales de las Naciones Unidas están en consonancia con los objetivos y prioridades generales de la Organización en materia de pertinencia, comercialización, difusión, producción, relación coste-eficacia y preservación.
La función de la Junta de Publicaciones es determinar las políticas que rigen la preparación, producción, distribución y venta de documentos , y coordinar la planificación y supervisar la ejecución del programa de publicaciones.
Sólo estas publicaciones tienen prioridad y se procesarán (es decir, se traducirán a todos los idiomas obligatorios y se imprimirán) sin costo alguno para el departamento autor. Una vez que una publicación se incluye en el programa de publicaciones, no se pueden realizar cambios sin la autorización de la Junta de Publicaciones. Si los departamentos autores necesitan agregar un título o realizar un cambio en un tema del programa de publicaciones, como implementar un nuevo mandato de un organismo intergubernamental, deben presentar una solicitud detallada a la Secretaría de la Junta de Publicaciones para su aprobación.
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El término “programa de publicaciones” se refiere a un conjunto de obras que el departamento autor tiene previsto publicar a lo largo de un año o un bienio, generalmente en respuesta a mandatos legislativos u otras solicitudes de órganos intergubernamentales u otros órganos de expertos. Todas las publicaciones de las Naciones Unidas deben incluirse en el programa de publicaciones. Por consiguiente, las oficinas sustantivas deben seguir en detalle las directrices y políticas que se aplican a este programa (ST/AI/189/Add.1/Rev.2).
El material informativo y promocional, como folletos, volantes, boletines, carteles, calendarios, catálogos y comunicados de prensa, no forma parte del programa de publicaciones. Los documentos de las Naciones Unidas tampoco forman parte de un programa de publicaciones. También quedan excluidos los materiales de carácter interno, como los documentos preparatorios, los documentos de trabajo y los documentos de sala de conferencias, que contienen documentación técnica y de antecedentes para reuniones y seminarios.
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De conformidad con los párrafos 2.3, 2.4 y 2.5 de la Sección 2 de la ST/SGB/2012/2, cada año, alrededor de noviembre, la Junta de Publicaciones escribe a todos los departamentos autores de la Secretaría, incluidas las comisiones regionales, para transmitirle instrucciones para la preparación de los programas de publicaciones del año siguiente. Mediante este memorando entre oficinas, se solicita a los departamentos autores que presenten sus propuestas de programas de publicaciones a través del módulo de publicaciones gDoc 2.0 .
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Todas las publicaciones deben estar registradas en gDoc para su procesamiento. Las publicaciones que no estén registradas en gDoc no tienen estatus oficial de la ONU y no deben ni pueden llevar el símbolo de las Naciones Unidas.
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La preparación de publicaciones no tiene prioridad sobre la preparación de la documentación parlamentaria oficial. Por tanto, todas las publicaciones presentadas deben entregarse con la suficiente antelación para que estén listas, teniendo en cuenta su volumen y complejidad. No es posible estimar con precisión los plazos de producción hasta que se hayan entregado todos los elementos de una publicación.
Como estimación, las publicaciones tardan al menos diez semanas en prepararse si se envían listas para imprimir. Cuando la preparación de una publicación implica la traducción, el tiempo requerido para la traducción y la composición tipográfica adicional debe agregarse al plazo anterior. Por lo tanto, se recomienda que se discuta un cronograma individual para cada publicación con DMS.
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Al finalizar cada año, las publicaciones vinculadas a los temas incluidos en el Comité de Publicaciones para ese año deben haberse presentado en gDoc para su procesamiento. Cada año, el DMS compartirá una fecha límite con los respectivos puntos focales de una secretaría determinada. Después de esa fecha, no se atenderán solicitudes de traducción e impresión. Se harán excepciones solo en los casos en que los costos se hayan precomputado en UMOJA, en cuyo caso aún sería necesario consultar con el DMS.
Los departamentos autores deben cumplir con los plazos previstos, ya que el trabajo se planificará en consecuencia.
Se eliminarán los títulos obsoletos y las versiones en otros idiomas que hayan permanecido en una cola de traducción durante más de dos años.
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El emblema deberá figurar en la portada de todas las publicaciones de las Naciones Unidas, al lado o encima del nombre "Naciones Unidas" en la parte inferior de la página. El emblema no podrá utilizarse en combinación con el emblema de ninguna organización ajena al sistema de las Naciones Unidas sin la autorización expresa del Secretario General.
Cuando el emblema de las Naciones Unidas aparezca junto con el de otro órgano del sistema de las Naciones Unidas, el emblema de cada uno deberá aparecer en combinación con el nombre de la organización a la que se refiere.
El emblema podrá utilizarse junto con las insignias de cualquier gobierno sólo con autorización expresa de la Junta de Publicaciones. Para más detalles, véase ST/AI/189/Add.21