- Эта страница была переведена с помощью машинного перевода. Подробнее.
Помощь в конференц-зале
Во время собрания ассистент по обслуживанию совещаний является основным контактным лицом для организатора конференции, который помогает с обслуживанием в зале и координирует любые изменения в расписании или необходимых услугах. Имя и контактные данные помощника по обслуживанию встреч заранее сообщаются организатору встреч. Если вы не знаете, кто является вашим помощником по обслуживанию собраний, позвоните в отдел обслуживания собраний: +41 22 917 22 01 .
Что делают помощники по обслуживанию встреч
- Подготовьте помещение, установив трибуну и рассадку в соответствии с утвержденным протоколом и схемами зала, установите таблички с именами и проверьте наличие и работоспособность необходимого оборудования.
- Получать списки выступающих от секретаря собрания, а также получать и сортировать предварительные проекты заявлений для передачи их переводчикам и другим службам по мере необходимости.
- Распространять неофициальные тексты и документы зала заседаний среди делегаций согласно соответствующим положениям и процедурам.
- Запишите полные имена выступающих и страны/организации, которые они представляют в ходе дебатов (по запросу)
- В случае гибридной встречи следите за ходом встречи через платформу в качестве зрителя, устраняйте неполадки и при необходимости обеспечивайте вмешательство соответствующих технических или ИТ-служб.
- Помощь в процедуре голосования.
Что не делают помощники по обслуживанию встреч
- Обрабатывать личные запросы (например, делать телефонные звонки или ксерокопии) для делегатов
- Распространяйте приглашения на приемы, которые должны распространять сами делегации.
- Изменить список выступающих по просьбе делегации
- Раздайте официальные документы с условными номерами, которые можно получить на стойке раздачи или на специальных стеллажах в конференц-зале.
- Оставайтесь в помещении или перед ним на протяжении всего собрания без перевода. Обычно они остаются на 30-45 минут.
Общий контакт:
Телефон: +41 22 917 3668
Электронная почта: mms@un.org
Пожалуйста, всегда копируйте mms@un.org, чтобы обеспечить дальнейшие действия в случае, если коллеги уйдут в отпуск.
Гибридные встречи
В день вашей встречи аудиовизуальный и ИТ-отделы проводят настройку и другие тесты не менее чем за два часа до начала указанных встреч и подтверждают, что все параметры были настроены и протестированы.
Техническая модерация
За час до начала каждого заседания, запланированного во время вашей сессии, технические модераторы ЮНОГ будут находиться в конференц-зале в распоряжении Секретариата для согласования любых окончательных деталей. Технические модераторы также проведут тестирование удаленных участников, чтобы проверить их соединение и качество звука, а также помочь им с любыми вопросами, касающимися использования платформы.
Технические модераторы несут ответственность за:
- Сеанс Zoom запускается со следующими стандартными настройками (если заранее не были сделаны и приняты специальные запросы):
- Включить зал ожидания.
- Включить общий доступ к экрану.
- Включить чат.
- Включите функцию «переименовать».
- Включите функцию «Начать видео».
- Отключите возможность для участников включать себя. Это особенно важно на встречах с синхронным переводом, когда никогда не должно быть включено более одного микрофона одновременно.
- Во время встречи никакие удаленные участники не смогут взять слово напрямую – т.е. они не могут просто сами включить микрофоны и начать говорить. Скорее, для того, чтобы взять слово, им нужно:
- Нажмите на функцию «Поднять руку».
- Дождитесь одобрения председателя.
- Технический модератор включит микрофон спикера.
- Затем спикер может взять слово.
- Технический модератор выключит микрофон, если об этом попросит Председатель, или если Председатель прервет делегата.
- Технический модератор выключит микрофон выступающего в конце выступления.
- Когда председатель обращается к удаленному участнику, он должен нажать на кнопку «Поднять руку».
- Очные участники должны следовать стандартной процедуре запроса слова.
- Обратите внимание, что для гибридных сессий с синхронным переводом, когда несколько участников находятся в помещении, обязательным является присутствие двух технических модераторов для работы с платформой Zoom, а также одного звукооператора в технической кабинке.
- Информацию об обмене документами, воспроизведении видео и записи сеанса Zoom см. в соответствующих главах выше.
- Функция «зал ожидания» активирована всегда, даже для публичных встреч. Участники будут приняты и допущены на собрание из комнаты ожидания не ранее, чем за час до начала собрания. Если они не идентифицированы правильно (используя формат: Название страны или Организация / Имя / Фамилия), технический модератор отправит сообщение в комнату ожидания, чтобы предложить участнику правильно переименовать себя.
- Во избежание путаницы в отношении ролей и обязанностей, а также во избежание технических сбоев или проблем, только два технических модератора имеют права соведущего.
- Когда вы будете готовы начать собрание, и непосредственно перед тем, как председатель откроет собрание, будет показан краткий видеообъявление о требованиях для удаленного участия.
- Экран в зале, а также экраны на пультах делегатов (если помещение так оборудовано) настроены на вид активного выступающего, т. е. говорящий в данный момент человек появляется в главном окне), независимо от того, говорит ли он комнате или удаленно.
- Всякий раз, когда документ публикуется, он будет иметь приоритетный вид и появится в главном окне с видом выступающего в меньшем окне.
Сообщение переводчика
Это сообщение должно быть зачитано Председателем в начале сессии:
Обращаем ваше внимание на то, что некачественный звук оказывает все большее и серьезное влияние на здоровье переводчиков. Чтобы обеспечить надлежащее качество звука на благо всех нас, необходимо использовать надлежащее оборудование и подключение. Подробную информацию можно получить в Секретариате, но минимальные требования для удаленных участников включают в себя однонаправленный настольный микрофон с подключением через USB, отдельный комплект наушников, надежное и стабильное подключение к Интернету и тихое место.
Удаленных участников, которые считают, что у них могут возникнуть трудности с выполнением этих требований, просят связаться с модераторами собрания и Секретариатом. Обратите внимание, что если качество звука представляет опасность для здоровья и слуха переводчиков, они могут приостановить работу. Участникам также напоминается, что для полного и точного толкования их заявлений им следует говорить в разумном темпе.
Часто задаваемые вопросы
Конференц-залы обычно открываются как минимум за час до начала собрания. Если организаторам конференции требуется больше времени для подготовки помещения, им следует связаться с отделом организации совещаний . Доступ будет зависеть от других собраний, которые могут быть запланированы до рассматриваемого собрания.
В соответствии с резолюцией 56/242 Генеральной Ассамблеи от 18 января 2002 г. заседания в Секретариате должны проводиться в обычные часы работы в рабочие дни, определенные как с 10:00 до 13:00 и с 15:00 до 18:00. Продление встречи более чем на три часа может быть разрешено только в исключительных обстоятельствах и сопряжено с дополнительными расходами. Организаторы собраний, которым необходимо запросить такое продление, должны обратиться в Секцию организации собраний (MMS) Отдела управления конференциями или через помощника по обслуживанию собраний в помещении не позднее, чем за 30 минут до запланированного окончания собрания. Запросы, адресованные аудиовизуальным службам, группе веб-вещания или другим поставщикам услуг, будут переданы в MMS. MMS будет координировать действия между различными частями экосистемы конференц-связи ООН в Женеве, чтобы определить, может ли быть предоставлено продление. Организатор встречи будет проинформирован о том, можно ли продолжить встречу в том же помещении и доступны ли все необходимые услуги, например, гибридная платформа для встреч, веб-трансляция и т. д. В соответствии с положениями соглашения об общей системе ООН с Международной ассоциацией переводчиков-синхронистов. (AIIC), невозможно продлить услуги устного перевода более чем на 15 минут основного времени, если до заседания не были приняты особые исключительные меры по согласованию с начальником Службы устного перевода (исключения могут применяться к Уполномоченному по правам человека). Совета). Продление встречи более чем на 15 минут влечет за собой дополнительные расходы, которые впоследствии будут взиматься с организатора встречи в окончательном счете.
Сеть Wi-Fi «UNOG_Public_Wifi» открыта для всех участников конференции и не требует пароля. Доступ к нему гарантирован в местах общего пользования.
Использование ИТ-оборудования в конференц-залах разрешено только техническому персоналу, вспомогательному персоналу и персоналу конференц-связи. Иногда для участников конференций открываются общедоступные интернет-кафе, где они могут получить доступ как к компьютерам, так и к принтерам.
В случае неотложной медицинской помощи участника конференции можно связаться с Центром управления безопасностью по телефону +41 22 917 21 12 или сообщить об этом сотруднику службы безопасности ООН в Женеве. По номеру службы экстренной помощи 112 также можно позвонить со стационарного телефона.
Участники также могут обратиться за консультацией в Медицинскую службу по телефонам +41 22 917 28 07 (медсестры) или +41 22 917 25 20 (приемная). Эти номера не для экстренных случаев, так как могут быть моменты, когда на телефон нельзя ответить. Вы также можете связаться с медсестрами по электронной почте: unognurses@un.org .
Участники конференции имеют доступ к пространству в здании E, цокольный этаж (на том же уровне, что и столовая, рядом с офисами UNTV), чтобы заниматься религиозной практикой.
Специальная комната для кормящих матерей доступна в здании E, на третьем этаже, комната E.3054-2 . В ней также есть пеленальный столик для младенцев. Участникам конференции, которым необходимо попасть в комнату, следует связаться с охраной по телефону +41 22 917 29 00 и попросить открыть дверь удаленно.