L’Office des Nations Unies à Genève offre aux fournisseurs de l’Organisation qui ont participé à des appels à la concurrence ayant abouti à des attributions supérieures à 200 000 dollars la possibilité d’obtenir des informations supplémentaires sur leurs propositions ou offres non retenues grâce au processus de débriefing décrit ci-dessous. À compter du 1er janvier 2016, ce processus s’applique aux demandes de propositions (RFPs) et aux appels d’offres (ITBs) émis par l’ONUG.
1. QU’EST-CE QU’UNE SÉANCE DE DEBRIEFING ?
La séance de débriefing n’est pas une procédure accusatoire ; il s’agit plutôt d’une occasion, pour les soumissionnaires non retenus, de prendre part à une activité d’apprentissage collaboratif et, pour l’ONU, d’échanger des informations supplémentaires sur les raisons pour lesquelles l’offre ou la proposition n’a pas été retenue.
2. QUELLES QUESTIONS/DOCUMENTS PEUT-ON DEMANDER ?
La séance de débriefing a pour objectif de discuter de l’offre du soumissionnaire non retenu, ainsi que du processus et de la procédure d’évaluation ayant été appliqués. Il ne s’agit pas d’un forum destiné à débattre des soumissions des autres soumissionnaires. Il ne s’agit pas non plus d’un forum pour soumettre d’autres questions ou plaintes, que le soumissionnaire peut par ailleurs adresser au Bureau des services de contrôle interne (BSCI) ou le Bureau de la déontologie.
3. QUAND ET À QUI PEUT-ON FAIRE UNE DEMANDE DE DEBRIEFING ?
Un soumissionnaire non retenu peut demander par écrit à participer à une séance de débriefing dans un délai de dix (10) jours ouvrables après réception de la lettre de refus. Dès réception de cette demande, l’ONU informe le soumissionnaire des éléments qui seront évoqués au cours de la séance de débriefing, ainsi que de la date, de l’heure et du lieu où la séance se tiendra. (Voir également le calendrier au paragraphe 6 ci-dessous)
4. À QUELLE FRÉQUENCE CETTE OPTION PEUT-ELLE ÊTRE EXERCÉE ?
Les soumissionnaires ne peuvent prétendre qu’à un seul débriefing par demande admissible. La séance dure normalement une (1) heure au maximum et aucun compte rendu de suivi n’est réalisé.
5. COMMENT ET OÙ SE DÉROULE LA SÉANCE DE DEBRIEFING ?
La séance de débriefing se déroule généralement dans le cadre d’une réunion physique, mais peut également se faire par téléconférence ou par vidéoconférence. Elle se déroule en anglais, mais il peut être envisagé de recourir à des traducteurs, ainsi qu’à d’autres arrangements spéciaux si le soumissionnaire le demande et si l’ONU le juge nécessaire, à condition que le soumissionnaire paie tous les coûts et arrangements associés.
6. QUELLES SONT LES ÉTAPES À SUIVRE ?
| ÉTAPE 1 |
Les lettres de regret sont émises dans les (7) jours ouvrables suivant l’adjudication d’un contrat. |
| ÉTAPE 2 |
Un soumissionnaire non retenu doit demander par écrit à participer à une séance de débriefing dans un délai de dix (10) jours ouvrables après réception de la lettre de regret. La demande écrite doit être adressée à : Office des Nations Unies à Genève ou par courriel : pcu.debriefing@un.org |
| ÉTAPE 3 | Le responsable des achats enverra une lettre d’invitation, dans les (10) jours ouvrables suivant la date de réception de la demande de compte rendu, et informera le soumissionnaire non retenu des détails administratifs de la séance de débriefing. |
| SUIVI |
Les soumissionnaires qui ont officiellement pris part à une séance de débriefing et qui restent insatisfaits peuvent déposer une réclamation dans les dix (10) jours ouvrables suivant la séance de débriefing. |
Aucune disposition de la présente annonce ou de toute procédure ou mesure d’application de l’ONUG à l’égard d’un tel compte rendu ne sera considérée de quelque manière que ce soit comme une renonciation à l'un quelconque des privilèges et immunités de l’Organisation des Nations Unies et de ses organes subsidiaires.
Pour plus de détails, veuillez-vous référer au Manuel des achats de l’ONU disponible sur Internet, ou contactez-nous par l’intermédiaire de la Section des achats et du transport, ONUG, adresse électronique : pcu.debriefing@un.org